Den verkliga kostnaden med Word och Excel vid CE-märkning

Den verkliga kostnaden med Word och Excel vid CE-märkning

Hur mycket av er specialistkompetens går åt till dokumenthantering istället för att skapa värde?

För många maskintillverkare och tillverkande företag växer arbetet med maskinsäkerhet, CE-märkning och teknisk dokumentation fram över tid. Nya mallar skapas, fler dokument tillkommer och fler personer blir involverade. Läs mer om CE-märkning av maskiner.

Till en början fungerar det ofta bra.

Men i takt med att verksamheten utvecklas ökar också administrationen. Dokument ska uppdateras, information ska samlas in, olika versioner ska hanteras och nya medarbetare ska sätta sig in i företagets arbetssätt.

Till slut börjar administrationen ta mer tid än det arbete som faktiskt skapar värde - att utveckla säkra maskiner, säkerställa efterlevnad av gällande krav och hålla den tekniska dokumentationen komplett, aktuell och spårbar. Läs mer om Teknisk dokumentation.

Det är då många företag inser att utmaningen inte längre handlar om att skapa dokumentation. Den handlar om att hålla ihop människor, projekt och information på ett enhetligt sätt.

Word och Excel är inte problemet

Låt oss börja med att vara tydliga.

Word och Excel är kraftfulla verktyg och kommer även i framtiden att vara en naturlig del av många företags vardag.

Problemet är inte programmen.

Problemet uppstår när de blir navet i företagets arbete med maskinsäkerhet, CE-märkning och teknisk dokumentation.

Riskbedömningen finns i ett Excel-ark. Läs mer om Riskbedömning på maskiner.
Checklistorna ligger i Word.
FAT/SAT-protokollen fylls i med papper och penna.
Bilder sparas på mobiltelefoner.
Kommentarer skickas via e-post eller Teams.
Manualer ligger i en projektmapp.

Informationen finns.

Men den finns på för många olika ställen.

Och ju fler projekt, medarbetare och modifieringar som tillkommer, desto svårare blir det att säkerställa att alla arbetar med rätt information.

Små förändringar blir stora konsekvenser

Nästan alla företag börjar med en gemensam mall.

Sedan gör någon en liten förbättring.

En konstruktör lägger till ett nytt fält.

En projektledare ändrar strukturen.

En annan projektledare gör en egen kopia.

En fabrik skapar en egen variant.

En extern konsult använder sin egen mall eller justerar en befintlig.

Ingen förändring är särskilt stor.

Men efter några år finns det inte längre en gemensam standard.

Det finns flera.

När företaget sedan vill införa ett nytt arbetssätt eller uppdatera dokumentationen inför nya lagkrav uppstår en svår fråga:

Vilken mall är egentligen företagets standard?

Informationen växer snabbare än arbetssättet

Maskiner blir mer avancerade.

Projekten blir mer omfattande.

Lagkraven förändras.

Fler personer deltar i projekten.

Samtidigt tillkommer fler riskbedömningar, checklistor, verifieringar och tekniska dokument.

Problemet är sällan att information saknas.

Problemet är att den växer snabbare än företagets sätt att hantera den.

Det är då administrationen börjar ta allt större plats - inte för att arbetet med maskinsäkerhet och teknisk dokumentation blivit mer komplicerat, utan för att informationen blivit svårare att hålla samman.

Börja med att ställa två enkla frågor

Innan vi tittar på hur mycket tid som faktiskt försvinner finns det två frågor som många företag har svårt att svara på.

Hur många Word- och Excelmallar, checklistor och andra dokument används egentligen i er organisation idag?

Och kanske ännu viktigare:

Hur många av dem behöver ni gå igenom, uppdatera och kvalitetssäkra innan Maskinförordningen börjar tillämpas den 20 januari 2027?
läs mer om Maskinförordningen.

För många företag är svaret inte självklart.

Under årens lopp har dokument kopierats, anpassats och vidareutvecklats av olika projektledare, konstruktörer, fabriker och externa konsulter. Det som en gång var en gemensam standard har successivt blivit flera olika varianter.

Ju längre tid det har gått, desto svårare blir det att få en samlad bild av vilka mallar och dokument som faktiskt används, vilka som är aktuella och vilka som behöver uppdateras.

Och det är först när man börjar kartlägga omfattningen som den verkliga kostnaden blir tydlig.

Vad kostar det egentligen?

Låt oss använda ett hypotetiskt, men realistiskt exempel.

Om ni inte redan vet hur många mallar, checklistor och andra dokument som används i organisationen blir det också svårt att uppskatta arbetsinsatsen. Låt oss därför anta att företaget använder omkring 20 dokumentmallar.

En maskintillverkare genomför 20 maskinprojekt per år.

För varje projekt går tid åt till administration som inte direkt skapar värde.

Det motsvarar ungefär 53 timmar per år.

Mer än en hel arbetsvecka.

Och då har vi fortfarande inte räknat med sena konstruktionsändringar, missar vid leveranser, kompletteringar efter revisioner eller tiden som går åt när olika personer arbetar i olika versioner av samma dokument.

För den tillverkande industrin ser verkligheten annorlunda ut

Många köper in produktionsutrustning som sedan byggs om, kompletteras och utvecklas under många år.

En robot installeras.

Ett transportband byggs om.

Skydd kompletteras.

PLC-program uppdateras.

Sensorer byter plats.

Nya arbetsstationer tillkommer.

Varje förändring påverkar riskbedömningen, den tekniska dokumentationen och företagets ansvar för att säkerställa att maskinen fortfarande uppfyller gällande krav.

Efter några år har samma produktionslinje genomgått ett stort antal modifieringar.

Den stora frågan blir då:

Vilken dokumentation beskriver anläggningen som den faktiskt ser ut idag?

Ju fler modifieringar som genomförs, desto viktigare blir det att kunna följa historiken och säkerställa att all dokumentation är komplett och aktuell.

Maskinförordningen innebär mer än nya regler

Den 20 januari 2027 börjar Maskinförordningen (EU) 2023/1230 att tillämpas.
Du kan läsa mer om Maskinförordningen här men också se exakt vad som är nytt i de grundläggande hälso- och säkerhetskraven på vår Academy med jämförelsetabell.

För många företag innebär det inte bara att sätta sig in i ett nytt regelverk.

Det innebär också att se över den dokumentation som används varje dag.

Riskbedömningsmallar.

Checklistor.

Verifieringsprotokoll.

FAT- och SAT-protokoll.

Interna instruktioner.

Projektmallar.

Utbildningsmaterial.

Om genomgång, uppdatering, intern granskning och införande tar i genomsnitt tre timmar per mall motsvarar det omkring 60 timmar.

Men verkligheten är sällan så enkel.

Samma mall finns ofta i flera olika versioner eftersom olika avdelningar eller fabriker gjort egna anpassningar genom åren.

Då är det inte ovanligt att arbetet istället uppgår till 80-120 timmar.

Ytterligare två till tre arbetsveckor.

Den största kostnaden syns inte i projektbudgeten

Det är lätt att mäta tiden som går åt till att uppdatera ett dokument.

Det är betydligt svårare att mäta allt annat.

När en ny kollega behöver lära sig företagets mallar och rutiner.

När en projektledare letar efter rätt version inför en leverans.

När en kund, leverantör eller myndighet efterfrågar underlag från ett projekt som avslutades för flera år sedan.

När en erfaren medarbetare slutar och kunskapen om företagets arbetssätt följer med.

När två avdelningar använder olika versioner av samma dokument utan att någon upptäcker det.

Varje enskild händelse känns liten.

Tillsammans blir de en betydande kostnad.

Ett gemensamt arbetssätt handlar om mer än dokument

Företag väljer sällan att förändra sitt arbetssätt för att Word eller Excel är dåliga verktyg.

De gör det därför att verksamheten behöver arbeta mer enhetligt.

När maskinsäkerhet, CE-märkning och teknisk dokumentation hanteras i en gemensam plattform blir det enklare att:

• arbeta enligt samma process i hela organisationen,

• säkerställa att alla använder samma mallar och rutiner,

• samarbeta mellan fabriker, avdelningar och projekt,

• introducera nya medarbetare,

• bevara kunskap när människor byter jobb,

• hantera nya lagkrav och standarder,

• följa historiken för varje maskin och varje projekt.

Det handlar inte om att skapa fler dokument.

Det handlar om att skapa bättre kontroll.

Sammanfattning

Word och Excel kommer även i framtiden att vara viktiga verktyg.

Men när de blir navet i företagets arbete med maskinsäkerhet, CE-märkning och teknisk dokumentation ökar administrationen snabbt.

I vårt exempel motsvarar den löpande dokumenthanteringen omkring 53 timmar per år.

Lägg därtill arbetet med att uppdatera dokumentationen inför Maskinförordningen och den totala tidsåtgången kan uppgå till 133-173 timmar.

Det motsvarar mer än tre till fyra arbetsveckor där företagets mest värdefulla kompetens används till administration istället för värdeskapande arbete.

Den viktigaste frågan är därför inte om Word och Excel fungerar.

Den viktigaste frågan är:

Hur mycket av er specialistkompetens vill ni använda till att administrera dokument - istället för att utveckla verksamheten, säkerställa efterlevnad och skapa värde för era kunder och er själva?

Och kanske är det dags att ställa två sista frågor:

Hur många Word- och Excelmallar använder ni i er organisation idag?

Och hur många av dem behöver uppdateras innan den 20 januari 2027?

Om svaret inte är självklart är det kanske inte dokumentationen som är utmaningen - det är arbetssättet.

Noex ersätter inte Word och Excel. Noex samlar människor, projekt och dokumentation i ett gemensamt arbetssätt.

Vill du se hur andra maskintillverkare och industriföretag har centraliserat sitt arbete med maskinsäkerhet och CE-märkning? Boka en kostnadsfri genomgång av Noex.